Choisir un logiciel pour son institut de beauté
Réservation, rappels, fiches clientes, caisse, stock : les critères qui comptent, dans l’ordre.
Agenda, fiches clientes, caisse, stock : un logiciel d’institut fait vite beaucoup de choses. Pour bien choisir, mieux vaut partir de votre journée réelle que de la liste des fonctions. Voici les critères qui comptent, dans l’ordre.
1. La réservation en ligne, à votre nom
Vos clientes réservent-elles sur une page à votre nom, ou sur une plateforme où apparaissent aussi les instituts voisins ? Les deux se défendent ; l’important est de savoir lequel vous choisissez. Vérifiez aussi qu’elles peuvent annuler ou déplacer seules, jusqu’au délai que vous fixez.
2. Les rappels
Le rappel la veille, par SMS ou WhatsApp, est ce qui réduit le plus les rendez-vous oubliés (les réglages qui comptent). Regardez ce qui est compris dans le prix et ce qui est facturé au message.
3. La fiche cliente
Historique des soins, produits utilisés, contre-indications, notes : c’est la mémoire de l’institut. Elle doit s’ouvrir en deux secondes, et vous devez pouvoir l’exporter à tout moment.
4. La caisse et l’obligation légale
Si vous êtes assujettie à la TVA et que vous enregistrez vos encaissements dans un logiciel, celui-ci doit être sécurisé (inaltérabilité, conservation, archivage). La preuve est soit un certificat délivré par un organisme accrédité, soit l’attestation individuelle de l’éditeur, selon le modèle officiel ; la loi de finances pour 2026 a maintenu cette seconde possibilité (source : economie.gouv.fr). En franchise de TVA, cette obligation ne s’applique pas.
5. Le stock et le comptable
Produits vendus et produits utilisés en cabine, alerte de rupture, et un dossier simple à transmettre au comptable chaque mois : c’est ce qui fait gagner du temps en fin de mois.
6. Le prix sur l’année
Additionnez l’abonnement, les options (SMS, caisse, terminal de paiement) et une éventuelle commission, sur douze mois. Comparez le total, pas le prix d’appel.
La solution institut de web·android
Réservation à votre nom, rappels, fiches clientes, caisse avec journal sécurisé et attestation individuelle de l’éditeur, stock et dossier pour le comptable. Dès 290 € HT par an, essai gratuit de 30 jours.
Questions fréquentes
Un institut doit-il avoir une caisse certifiée ?
S’il est assujetti à la TVA et enregistre ses encaissements dans un logiciel, ce logiciel doit être sécurisé, prouvé par un certificat ou par l’attestation individuelle de l’éditeur. En franchise de TVA, l’obligation ne s’applique pas.
Faut-il un logiciel avec réservation en ligne ?
Oui si vos clientes réservent le soir ou le week-end : la réservation en ligne et le rappel la veille évitent les appels pendant les soins et les oublis.
Combien coûte un logiciel d’institut ?
Selon les éditeurs, d’une vingtaine à une centaine d’euros par mois. Comparez le total sur un an, options et commissions comprises.