Réduire les rendez-vous non honorés
Confirmation, rappel la veille, annulation facile mais limitée, suivi des absences : les réglages qui évitent la plupart des oublis.
Un rendez-vous oublié, c’est un créneau payé (votre temps, le poste) et rien encaissé. On ne supprime pas les oublis, mais on peut en éviter la plupart avec quelques réglages simples. Voici ceux qui comptent le plus.
1. Confirmer tout de suite
Un message de confirmation dès la réservation, avec la date, l’heure et la prestation, installe le rendez-vous dans la tête de la cliente. C’est aussi là qu’elle découvre une erreur de date, au lieu de la découvrir le jour même.
2. Rappeler la veille
C’est le réglage le plus efficace. Un rappel la veille, par SMS ou WhatsApp plutôt que par e-mail (on lit un SMS, on survole un e-mail), avec un lien pour annuler ou déplacer. Une cliente qui ne peut pas venir préfère prévenir quand c’est facile : le créneau se libère au lieu de rester vide.
3. Rendre l’annulation facile, mais jusqu’à une limite
Autorisez l’annulation en ligne jusqu’à 24 heures avant, par exemple. Au-delà, la cliente doit appeler : vous savez qui annule tard, et vous gardez la main.
4. Noter les absences
Passez chaque rendez-vous manqué en « absent ». Au bout de quelques semaines, vous voyez qui revient souvent sans prévenir. Pour ces clientes-là, et seulement elles, un acompte à la réservation est une option raisonnable.
5. Relancer après une absence
Un message simple le jour même (« Nous vous avons attendue, voulez-vous reprendre un rendez-vous ? ») récupère une partie des clientes, sans reproche.
6. Remplir les créneaux libérés
Un créneau annulé la veille peut encore servir : avec la réservation en ligne ouverte 24 h/24, il redevient visible aussitôt pour les autres clientes.
Rappels et relances, automatiquement
Confirmation, rappel la veille par SMS, e-mail ou WhatsApp, relance après une absence, annulation en ligne jusqu’au délai que vous fixez : tout est compris dans les solutions pour salons et instituts.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur moyen de réduire les absences ?
Le rappel la veille, par SMS ou WhatsApp, avec un lien pour annuler ou déplacer : la cliente qui ne peut pas venir prévient, et le créneau se libère.
Faut-il demander un acompte ?
Pas à tout le monde : réservez l’acompte aux clientes qui manquent souvent leurs rendez-vous sans prévenir. Pour les autres, il freine la réservation.
Jusqu’à quand laisser annuler en ligne ?
24 heures avant est un bon point de départ : assez tôt pour remplir le créneau, assez souple pour la cliente.