Faire un devis traiteur : la méthode et les mentions à ne pas oublier

Un devis traiteur sert à deux choses : annoncer un prix juste au client, et vous protéger le jour où les convives sont moins nombreux que prévu ou où la salle n'a pas de four. Bien construit, il se fait vite et se signe vite. Voici la méthode, puis le contenu ligne par ligne.

1. Calculer le prix par convive

Le prix d'un buffet ou d'un repas se construit en quatre couches, toujours dans le même ordre :

1. Le coût matière par personne : ce que coûtent les ingrédients de chaque pièce ou de chaque plat, rapporté à une portion. C'est la couche qu'on sous-estime le plus quand les prix des fournisseurs bougent.
2. La main-d'œuvre : les heures de préparation, et celles du service si vous restez sur place.
3. Les frais propres à la prestation : livraison, location de vaisselle ou de nappes, matériel de maintien au chaud.
4. Votre marge, appliquée à l'ensemble, et pas seulement à la matière.

Exemple pour illustrer la méthode, chiffres à remplacer par les vôtres : un buffet dont la matière revient à 6 € par personne, avec 2 € de main-d'œuvre par personne, donne un coût de 8 €. Avec un coefficient de 2,5 sur ce coût, le prix de vente est de 20 € HT par convive, livraison et location en lignes séparées.

2. Ce qu'un devis traiteur doit contenir

• Votre identité : nom ou raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA si vous y êtes assujetti.
• Le client : nom, adresse, et le contact sur place le jour J.
• La date du devis et sa durée de validité, par exemple 30 jours. Sans elle, un client peut revenir six mois plus tard au même prix.
• La prestation : date, heure, lieu, nombre de convives, livraison ou retrait.
• Le détail chiffré : chaque poste sur sa ligne (repas par personne, boissons, personnel de service, location, livraison), quantité, prix unitaire HT.
• La TVA et les totaux : total HT, taux et montant de TVA, total TTC. Les taux diffèrent selon ce que vous vendez (plats, boissons alcoolisées, location) : faites valider votre grille par votre comptable une fois pour toutes.
• L'acompte et le paiement : montant de l'acompte à la signature, date du solde, moyens acceptés.
• Le nombre définitif de convives : la date limite pour le confirmer, par exemple sept jours avant. Passé ce délai, c'est ce nombre qui est facturé.
• L'annulation : ce qui est dû selon la date d'annulation.
• Les allergènes : l'information sur les quatorze allergènes réglementaires doit pouvoir être donnée au client, et un régime particulier se note dès le devis.

3. Les erreurs qui coûtent cher

• Un forfait global sans détail : le client ne sait pas ce qu'il paie, et vous ne pouvez pas retirer une ligne sans tout recalculer.
• Oublier la logistique : livraison à l'étage, reprise de la vaisselle, temps d'attente sur place.
• Un nombre de convives flou : « environ 50 » devient 38 le jour J, et la matière est déjà achetée.
• Ne pas relancer : un devis sans réponse au bout de quelques jours est souvent un client qui compare. Une relance polie suffit à en faire signer une partie.

Questions fréquentes

Un devis traiteur est-il obligatoire ?

Il n'est pas obligatoire dans tous les cas, mais pour une prestation sur mesure il évite presque tous les litiges : il fixe le prix, le nombre de convives, l'acompte et les conditions d'annulation. Une fois signé par le client, il l'engage.

Quel acompte demander pour une prestation traiteur ?

Il n'existe pas de montant imposé. Beaucoup de traiteurs demandent 30 % à la signature, et davantage pour les grandes dates de fin d'année. L'important est que le montant et la date du solde figurent sur le devis.

Combien de temps un devis traiteur reste-t-il valable ?

La durée que vous indiquez. Trente jours est courant. Au-delà, vos prix d'achat peuvent avoir changé : précisez qu'après cette date le devis doit être actualisé.